Van software veranderen zonder tien jaar geschiedenis te verliezen

Wanneer wij een wijkgezondheidscentrum vragen waarom het een programma houdt waarover niemand tevreden is, luidt het antwoord zelden «het past ons». Het is bijna altijd: «we kunnen ons niet permitteren om de geschiedenis te verliezen».

Dat is een legitiem bezwaar. Het verdient beter dan een commerciële belofte.

De migratie is geen gebeurtenis, het is een reeks loten

De fantasie van de overstap in één nacht — vrijdag sluiten op het oude programma, maandag heropenen op het nieuwe — is precies wat migraties gevaarlijk maakt. Ze concentreert alle risico's op een moment waarop niemand iets kan nakijken.

Wij werken in loten, in deze volgorde:

1. De patiënten. Identiteit, contactgegevens, ziekenfonds, forfaitstatus, vaste arts. Dat is de sokkel: al de rest hangt eraan vast.
2. De afspraken. De voorbije geschiedenis en vooral de toekomstige afspraken die al vastliggen. Een patiënt met een afspraak in maart mag die niet opnieuw hoeven te maken.
3. De administratieve en forfaitgegevens. Inschrijvingsperiodes, in- en uitschrijvingen, documenten.
4. Het medisch dossier. Als laatste, omdat het het gevoeligste en het meest heterogene is.

Elk lot wordt geïmporteerd, nagekeken, gecorrigeerd en opnieuw nagekeken. U valideert vóór we naar het volgende gaan.

Nakijken betekent tellen, niet kijken

«We hebben gekeken, het ziet er goed uit» is geen controle. Een nuttige controle is becijferd:

• hoeveel patiënten in het oude systeem, hoeveel in het nieuwe, en de naamlijst van het verschil;
• hoeveel toekomstige afspraken, verdeeld per zorgverlener;
• hoeveel fiches zonder geboortedatum, zonder ziekenfonds, zonder adres;
• hoeveel mogelijke duplicaten gedetecteerd, en hoe ze behandeld zijn.

Die cijfers worden bij elke import automatisch geproduceerd en aan u bezorgd. Kloppen ze niet, dan gaan we niet naar het volgende lot.

De herkomst overleeft de migratie

Een geïmporteerd gegeven blijft gemarkeerd als geïmporteerd: bron, importdatum, lot. Tien jaar later, wanneer iemand zich afvraagt waar een vreemd adres op een oude fiche vandaan komt, zit het antwoord in het systeem en niet in het geheugen van het team.

Dat is ook wat toelaat om een lot netjes opnieuw af te spelen: bevatte de import van maart een systematische fout, dan weten we precies welke gegevens het betreft.

Wat niet mee migreert, en waarover beslist moet worden

Elke migratie bevat expliciete keuzes, te maken mét u en niet in uw plaats:

• De incoherente gegevens. Een patiënt zonder bruikbare identificator mag niet «voor de zekerheid» dubbel worden aangemaakt. Die komt op een lijst voor manuele behandeling.
• De oude documenten. Moet alles worden overgenomen, of blijft het oude programma gedurende een afgesproken periode raadpleegbaar in leesmodus? Beide antwoorden zijn verdedigbaar; er moet er één gekozen worden.
• De lokale gewoonten. Een interne code, een agendakleur, een naamgevingsafspraak: sommige gewoonten hebben geen equivalent. Ze worden beter bij de start opgemerkt dan op de eerste maandagochtend.

Het oude programma blijft open

Gedurende de hele overgang blijft de oude software raadpleegbaar. Dat vangnet kost enkele maanden extra abonnement, en het verandert de sereniteit van het team volledig. De overstap van een domein wordt beslist wanneer de gegevens ervan geverifieerd zijn, niet op een datum die vooraf in een projectplan is vastgelegd.

Overdraagbaarheid vóór de overeenkomst valideren

Exportformaten, gegevensoverdracht en uitstapvoorwaarden moeten vooraf worden vastgelegd. Voor MediCloud worden deze punten vóór ingebruikname met uw organisatie bevestigd.